SECRETARIADO: UMA CONTRATAÇÃO INTELIGENTE - Rosimeri Ferraz Sabino

Em uma época em que a horizontalidade é vista como solução para a complexidade do processo organizacional, as funções de assessoria configuram-se como resposta ao problema da sobrecarga da hierarquia. Os assessores do executivo de linha ou especialistas funcionais permitem aumentar a quantidade de informações que aquela posição na hierarquia pode processar, o número de decisões que ela pode tomar e o volume dos conflitos que ela pode resolver. Observa-se, portanto, que a inclusão de uma linha de assessoria/staff no desenho organizacional pode contribuir consideravelmente na agilidade dos processos organizacionais. As linhas de staff atuam em conjunto com os órgãos de linha, desenvolvendo serviços especializados, descentralizando responsabilidades e permitindo que os órgãos principais ocupem-se dos objetivos básicos que lhe competem. A assessoria executiva, no âmbito de staff pessoal e especializado, ocorre através da profissão de secretário executivo. Denomina-se profissão, no Brasil, em razão do ofício ser regulamentado pela Lei 7.377, de 1985, e a sua formação ser orientada por diretrizes do Ministério da Educação. Assim, tem-se uma profissão especializada para a assistência aos executivos. Este aspecto é corroborado no artigo 4°., Item II, da citada lei, que menciona entre as atribuições dos secretários executivos a “assistência e assessoramento direto a executivos”. A construção da profissão de secretário nos processos históricos revela a estreita ligação do ofício às alçadas de poder da sociedade. Desde suas origens a profissão ocupa-se da assessoria aos líderes, exigindo o domínio de conhecimentos administrativos, além de lingüísticos e de relações humanas. Assim, observa-se que a preparação do indivíduo para o exercício do ofício permeia diversas áreas, o que demanda uma qualificação planejada. Como exemplo cita-se a formação de escribas da Era Egípcia, que ocorria nas escolas de Mênfis e Tebas. Representantes da gênese da profissão, os escribas eram profissionais especializados que desenvolviam assessoria direta aos grandes líderes, compondo uma classe de destaque naquela sociedade.Dessa forma, os secretários executivos representam função essencial aos gestores e a sua contratação deve ocorrer de maneira adequada em relação aos requisitos de qualificação. A base acadêmica deve ser considerada nos processos de seleção, permitindo o devido aproveitamento da função de assessoria uma vez que ela precede conhecimentos técnicos específicos. A contratação nesses moldes evita o surgimento de gap´s nos conhecimentos necessários para um desempenho satisfatório. A formação em Secretariado Executivo ocorre em curso superior, e o reconhecimento internacional da relevância da profissão é representado n a comemoração do Dia Internacional do Profissional de Secretariado, este ano, em 22 de abril, data estabelecida em 1997 no III Congresso Internacional da área, ocorrido na África do Sul. A representação profissional é feita pela Federação Nacional de Secretariado e sindicatos estaduais. O Estado de Sergipe conta com o curso de formação na Universidade Federal de Sergipe – UFS, e o acompanhamento dos profissionais no mercado pelo Sindicato dos Secretários e Secretárias do Estado de Sergipe - SINSESE. Assim, a sociedade sergipana dispõe de profissionais qualificados e orientados para o exercício de suas funções, sob padrões de qualidade que agregam resultados às gestões. Na era de concorrência globalizada, as organizações não podem prescindir de uma ótima composição do seu quadro funcional.Mestre em Administração, Especialista em Educação, Bacharela em Secretariado Executivo, docente da Universidade Federal de Sergipe.